Voor een sluitende bedrijfsadministratie is een eenvoudig creditcardafschrift niet voldoende. U heeft gedetailleerde regels nodig met de nettokosten, exacte btw-tarieven, KvK-/btw-gegevens van de verkoper en directe koppelingen naar de bewijsstukken. Hier leest u hoe u een controlebestendig Excel-overzicht genereert.

1. Wat maakt een Amazon-spreadsheet controlebestendig?

Wanneer de Belastingdienst of uw accountant uw zakelijke uitgaven controleert, is een duidelijke audit trail vereist die elke boekingsregel koppelt aan een officiële factuur. Een professioneel overzicht bevat:

  • Transactiedatum: De officiële factuurdatum (niet enkel de verzenddatum).
  • Bestelnummer: Het officiële 17-cijferige Amazon-ordernummer (bijv. 123-4567890-1234567).
  • Transactietype: Duidelijke aanduiding van Aankoop, Terugbetaling of Creditnota.
  • Belastbare grondslag (Netto): Subtotaal vóór toepassing van btw.
  • Gespecificeerde btw: Opgesplitst naar toepasselijke tarieven (standaard 21% of verlaagd 9%).
  • Totaalbedrag (Bruto): Het definitieve afgeschreven bedrag dat aansluit op uw bankrekening.
  • Aanklikbare bestandslink: Een directe hyperlink in Excel waarmee de bijbehorende lokale PDF-factuur meteen opent.

2. De geautomatiseerde Excel-engine van TaxLedger Pro

TaxLedger Pro voor Amazon genereert automatisch een compleet werkblad met 4 gespecialiseerde tabbladen:

  1. Alle Transacties: Hoofdjournaal van alle aankopen en retouren in chronologische volgorde met directe links naar facturen.
  2. Alleen Aankopen: Gefilterd overzicht voor overzichtelijke registratie van bedrijfsuitgaven en activa.
  3. Retouren & Creditnota's: Aparte weergave van terugbetalingen en creditnota's met negatieve bedragen voor foutloze bankafstemming.
  4. Btw- en Categorieoverzicht: Geaggregeerde totalen gegroepeerd op btw-tarief, land van de marktplaats en valuta.
Ingebouwde hyperlinkfunctionaliteit

Elke rij in het Excel-bestand bevat een intelligente lokale hyperlink (bijv. file:///.../Amazon_Uitgaven_2025/2025-03-15/Factuur_123.pdf). Wanneer uw boekhouder op de link klikt, opent de bijbehorende factuur direct op de computer!

3. Exporteren naar uw boekhoudsoftware

Open de TaxLedger-extensie op uw Amazon-bestelpagina, voer de scan uit en klik op Download Excel-spreadsheet (.xls) of Download CSV. Het bestand is direct gereed voor import in software zoals Exact Online, SnelStart, Moneybird, Twinfield of Excel.