Qualquer gabinete de contabilidade conhece o transtorno de receber extratos bancários repletos de movimentos sob a designação "AMZN Mktp" sem os respetivos documentos de suporte. Neste guia apresentamos a metodologia recomendada para sistematizar o tratamento das despesas na Amazon.
1. Os 3 maiores desafios na gestão de compras da Amazon
- Expedições fracionadas e múltiplas faturas: Um pedido de vários artigos é frequentemente despachado por fornecedores diferentes, originando faturas independentes com NIFs distintos.
- Notas de crédito esquecidas nas devoluções: Ao devolver um artigo, a Amazon emite uma nota de crédito. Caso este documento não seja integrado, os custos ficam sobreavaliados e o acerto de IVA fica incorreto.
- Utilização simultânea de contas pessoais e empresariais: É frequente a aquisição de bens para a empresa através de contas pessoais Prime, gerando confusão documental entre despesas privadas e profissionais.
2. O procedimento operacional em 4 passos
Procedimento Operacional Padrão (SOP):
- Executar o TaxLedger no final do mês ou trimestre: O cliente ou assistente de contabilidade executa o TaxLedger Pro para descarregar em bloco todas as faturas e notas de crédito do período.
- Conferir o separador Resumo de IVA no Excel: Validar no ficheiro gerado se os valores tributáveis e o IVA liquidado correspondem aos débitos no extrato do cartão.
- Reconciliar devoluções com valores negativos: Utilizar o separador Devoluções e Notas de Crédito para compensar imediatamente os reembolsos bancários.
- Arquivar a pasta cronológica na cloud: Guardar a pasta (ex.:
Amazon_Despesas_2025/) no Google Drive ou OneDrive mantendo operacionais as ligações locais.
3. Por que razão os gabinetes recomendam o TaxLedger Pro
Ao sugerirem esta ferramenta simples aos seus clientes, os contabilistas evitam telefonemas e mensagens a solicitar recibos em falta. O cliente realiza a verificação gratuita, subscreve um passe diário ($9.99) e entrega o dossiê fiscal completo em menos de 10 minutos.